Форма́льная организа́ция в менеджменте, система взаимодействия людей друг с другом, в которой допустимые и недопустимые способы их действий закреплены в специальных нормативных документах, связаны с местом человека в этой системе и не зависят от личностных характеристик конкретного человека – элемента этой системы. Формальная организация строго рациональна, т. е. её структура и принцип действия подчинены исключительно целям компании, а также безлична, поскольку в ней определены только служебные связи между индивидами, тогда как личное взаимодействие из рассмотрения исключается.

Основные принципы построения формальной организации

В основе формальной организации как явления лежит принцип разделения труда для упрощения регулирования процесса производства благ (товаров и услуг). При этом формальная организация стремится к такому распределению задач между её участниками, чтобы зоны их ответственности не пересекались, а цели компании достигались наиболее эффективно. Помимо определённого круга задач, закреплённых за каждой позицией, формальная организация устанавливает между должностями связи, включающие иерархию подчинения и коммуникативные каналы для передачи деловой информации. Передача информации и работа с ней регламентируются заранее установленными регуляторами – образцами служебного поведения, принципами и формами мотивации и стимулирования труда, вознаграждения за проделанную работу.

Все решения, принимаемые при построении формальной организации, однозначны и нацелены на достижение стратегических целей. С течением времени такая организация теряет гибкость и средства для достижения конкретных задач. Например, соблюдение предписанных норм ведения документооборота превращается в бюрократизацию процесса, что существенно замедляет процесс принятия управленческих решений, а нормы формального общения между членами организации могут привести к обособлению людей друг от друга и появлению межличностных конфликтов, замаскированных под производственные.

Теоретические концепции формальной организации

Наиболее значимый вклад в исследование феномена формальной организации впервые внёс в 1957 г. П. Блау, который опирался на концепцию авторитета М. Вебера: так, сама возможность установления авторитета одного человека над другими основывается на добровольном признании отдаваемых команд легитимными и приверженности их реализации. По мнению Блау, формальная организация не может строиться на харизматическом лидерстве ввиду изменчивого, непредсказуемого поведения харизматического руководителя и зацикленности всех операций в организации на едином лидере, тогда как без него компания с высокой вероятностью перестанет существовать. Следовательно, для достижения долгосрочных целей формальная организация постепенно переводит харизматический авторитет (характерный для неформальных групп) в традиционный, или легальный, тип авторитета. Согласно Блау, авторитет одного человека над другими способствует формированию иерархии подчинения, а бюрократизация (рутинизация) процессов внутри компании позволяет обезличить систему, чтобы та функционировала вне зависимости от того, кто занимает конкретное место в её структуре.

Описывая прообраз формальной организации, Вебер приводит следующие признаки бюрократизации:

1) организация распределяет задачи по её членам с учётом их специализации и профессиональной направленности, что позволяет повысить качество конечной продукции и облегчает поиск персонала на замену каждой позиции, поскольку требования к должности и кругу обязанностей строго определены;

2) позиции внутри компании имеют собственную иерархию: строго установлены обязанности подчинённых, уровень ответственности управляющих за их действия, а также меры воздействия, которыми могут воспользоваться управляющие для воздействия на подчинённых в формальных ситуациях;

3) в организации существуют строгие правила и нормы, регулирующие формальное поведение сотрудников и процесс принятия решений;

4) взаимодействие представителей компании со своими контрагентами (клиентами, поставщиками и другими стейкхолдерами) формальны и не предполагают персональной вовлечённости в ситуацию контрагента, что нарушило бы протокол ведения дел и помешало бы принятию взвешенного решения;

5) карьера внутри формальной организации строится на долгосрочном служении ей, продвижение по карьерной лестнице зависит от решения вышестоящих в иерархии членов компании, а размер вознаграждения зависит преимущественно от опыта и достижений сотрудника.

Формальная организация в 21 в.

Бюрократическая модель Вебера не может быть в полной мере отождествлена с современным пониманием формальной организации, хотя она и заложила основы её понимания. В частности, Вебер строит своё ви́дение бюрократической организации на подчинении каждого элемента компании достижению её целей, однако при этом не описывает механизмы, сводящие к минимуму дисфункции в настоящей системе. К тому же в теории выявляются существенные противоречия: непонятно, насколько эффективна будет описанная организация, притом что чем ниже уровень управления в ней, тем меньше ответственности за свои действия должен нести сотрудник.

Современное понимание формальной организации неразрывно связано с неформальной организацией и значимостью межличностных отношений. Формализация компании, т. е. выделение в отдельное юридическое лицо группы людей, взаимодействующих друг с другом и добивающихся совместных целей, не всегда приводит к желаемым результатам. Если численность группы достаточно низкая или у неё отсутствуют такие цели (достижение которых требовало бы специальной координации усилий её участников), создание формальной организации неактуально. В свою очередь, чем больше людей в группе (деятельность которой нуждается в координации) и чем сложнее поставленная перед ними задача, тем сильнее потребность в создании формальной организации.

Формальная организация образуется из неформальных объединений и является «надстройкой» над естественным взаимодействием людей друг с другом, которая регулирует вопросы достижения стратегических целей. В любой формальной организации есть неформальные аспекты: правила направлены на предотвращение как можно большего количества конфликтных ситуаций (описывая нормы, которых сотрудникам следует придерживаться), тогда как неформальные элементы (верования людей, мышление и корпоративная культура) позволяют действовать при конкретных обстоятельствах, воплощая тем самым формальные (теоретические) предписания на практике.