Пять функций управления
Пять фу́нкций управле́ния, основные виды управленческой деятельности, выделившиеся в процессе разделения управленческого труда. Согласно классику менеджмента А. Файолю, эти функции включают в себя предвидение (или планирование), организацию, распорядительство (или укомплектование персоналом), контроль и руководство.
Основатель классической административной школы управления, французский горный инженер и менеджер Файоль 30 лет руководил горно-металлургическим синдикатом. Вместе с Ф. У. Тейлором, Г. Фордом и другими учëными и практиками исследователь внëс основной вклад в становление научной школы менеджмента и впервые определил управление как особый вид профессиональной деятельности, называя менеджмент администрированием (от франц. administration). В 1916 г. он опубликовал работу «Общее и промышленное управление» («Administration Industrielle et Générale»), в которой описал суть основных функций управления, а также изложил принципы управления. Согласно предложенной Файолем концепции, управленческая деятельность включает в себя 5 обязательных общих функций. В частности, по мнению учёного, «Управлять – значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать» (Файоль. 1923. С. 12). Для каждой функции были сформулированы правила и техника её осуществления. При этом учëный придерживался мнения, что функции универсальны и одинаковы для всех предприятий, а принципы уникальны и индивидуальны.
Предвидение (планирование)
Планирование включает в себя целеполагание, анализ текущего состояния компании, оценку внешних и внутренних факторов, анализ имеющихся ресурсов, разработку прогноза развития ситуации, рассмотрение возможных сценариев и, наконец, подготовку плана и программы действий предприятия по техническим, финансовым, коммерческим и другим операциям на долгосрочный (5–10 лет) и текущий (1 год, месяц, неделя, сутки) периоды. В современном менеджменте эта функция может быть разделена на 2 самостоятельные: прогнозирование и планирование.
Прогнозирование – это вероятностная оценка развития объекта управления в будущем, научно обоснованное суждение о возможном состоянии объекта управления при различных вариантах изменения оцениваемых факторов. Планирование (в узком смысле) представляет собой деятельность по разработке мер, направленных на достижение поставленных целей.
В широком смысле планирование должно дать ответы на 3 основных вопроса: «В каком состоянии находится объект управления в настоящее время?», «Куда он должен двигаться?», «Как обеспечить движение к поставленной цели?».
В процессе планирования выделяют 8 этапов.
Целеполагание (определение целей), т. е. чёткое формулирование, чего именно хочет достичь компания. Этот этап наиболее сложный, т. к. его нельзя формализовать. На данном этапе личность руководителя имеет ключевое значение для постановки целей.
Подбор, анализ и оценка способов достижения целей.
Составление перечня необходимых действий. Предполагает создание конкретной пошаговой маршрутной карты движения к цели.
Написание программы работ (плана мероприятий).
Анализ ресурсов, необходимых для реализации плана.
Анализ разработанного варианта плана.
Выработка детального плана действий. На этом этапе необходимо детализировать подготовленный на предыдущих шагах план, выбрать согласованные между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы, назначить ответственных лиц.
Контроль за выполнением плана, внесение изменений в случае необходимости.
Организация
Организация – целевое объединение ресурсов; составная часть управления, которая заключается в согласовании действий отдельных элементов, подразделений компании для достижения поставленных целей.
Сущность этой функции заключается в тoм, чтобы oбecпeчить выпoлнeниe управленческого peшeния: создать систему отношений между отдельными сотрудниками и частями компании, которая обеспечивает их согласованную эффективную работу для достижения поставленных целей, включая pacпpeдeлeние обязанностей и ответственности.
По Файолю, организация – это предоставление предприятию всех ресурсов, необходимых для работы. Учëный различал материальную и социальную организацию. Первая подразумевает обеспечение компании необходимыми материалами, капиталом, оборудованием, а вторая – людьми. Социальный организм должен быть способен выполнять все операции, требуемые для осуществления производственного процесса на предприятии.
Распорядительство (укомплектование персоналом)
Распорядительство – извлечение наибольшей пользы и выгоды из подчинённых руководителю работников в интересах предприятия в целом. В современном менеджменте эта функция часто приравнивается к мотивационному управлению, т. е. побуждению сотрудников к необходимым действиям при помощи специальных инструментов материального и нематериального стимулирования.
По мнению Файоля, распорядительство – это одна из функций управления, которая заключается в предъявлении руководителем требований к подчинённым для выполнения ими необходимых действий. Реализуется посредством постоянного воздействия на поведение сотрудников.
Исполнение данной функции сопряжено с определёнными правилами для руководителя:
в совершенстве знать своих подчинённых;
увольнять сотрудников, не способных справиться с работой;
хорошо знать условия договора между компанией и работниками;
демонстрировать личный положительный пример в трудовой деятельности;
производить периодическую проверку социального организма предприятия;
проводить совещания с ведущими работниками предприятия с целью согласования единства направлений и усилий;
стремиться к распространению активности и преданности среди персонала;
не уделять мелочам много внимания в ущерб решению ключевых вопросов.
Контроль
Контроль – это управленческая деятельность, позволяющая выявлять, исправлять и предупреждать отклонения достигнутых результатов от намеченных целей. Представляет собой наблюдение за объектом и процессами с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому состоянию. По Файолю, контроль подразумевает проверку исполнения работы в соответствии с принятой программой. Он должен осуществляться специальным сотрудником, обладающим необходимой компетентностью, чувством долга, независимым положением в отношении контролируемого объекта, рассудительностью и тактом. Этот сотрудник обязан воздерживаться от вмешательства в управление и исполнение дел. Контроль должен осуществляться вовремя и иметь конкретные последствия.
Координирование (руководство)
Координирование – управленческая деятельность, заключающаяся в обеспечении взаимосвязи и согласованности субъектов, объектов и рабочих процессов во времени и в пространстве. Координация создаёт условия для непрерывного функционирования системы управления за счëт установления связей между отдельными подразделениями организации и исполнителями.
Согласно Файолю, это достижение соответствия и согласованности между различными частями предприятия путём установления рациональных связей в производстве. Последние носят разнообразный характер: так, по содержанию они могут быть техническими, экономическими, организационными; по иерархическому признаку – представлять собой связи между различными ступенями управляемого объекта. Кроме того, говорят и о связях между производством, с одной стороны, и распределением, обменом и потребителем – с другой. Управление предприятием через функцию координирования призвано рационально организовать эти связи на основе их изучения и совершенствования.
Выделенные Файолем функции остаются универсальными и необходимыми для успешного функционирования любой компании. При этом их перечень часто расширяется и детализируется. Например, выделяют такие функции, как анализ, прогнозирование и планирование, организация и координация, мотивация и стимулирование, обучение, принятие решений, контроль, коммуникация.