Докуме́нт (от лат. documentum – пример, образец, доказательство), носитель зафиксированной информации, позволяющий идентифицировать её содержание; информационный актив (запись), обеспечивающий особую форму хранения информации. Документом также обозначается объект (в том числе цифровой объект). Документ обладает доказательственной основой для его последующего делового применения.
История развития документа
В Древнем Риме обучение и доказывание протекали в устной форме. В Средневековье с появлением печатных станков и развитием правовых систем стали активно использоваться текстовые бумажные документы как доказательства фактов. С 19 в. документы стали неизбежной частью жизнедеятельности обществ; на основе библиотековедения сформулированы основы документооборота. Современное представление о документе в условиях цифровой трансформации ассоциирует его с документом, созданным компьютерной программой (например, Microsoft Word или PowerPoint).
Современное состояние
Понятие и основания классификации документов
В российском законодательстве документ определён как материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и/или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (абзац 3 ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»).
В зависимости от используемых способов фиксации выделяются: письменный документ (знаки письменности), текстовой документ (любой тип письма или любая система звукозаписи), изобразительный документ (воспроизведение внешнего вида объекта), фотодокумент (фото- или цифровая фиксация статичных образов), аудиовизуальный документ (изобразительная и/или звуковая информация), видеодокумент (видеозапись динамичных образов), кинодокумент (фото- или цифровая фиксация динамичных образов), графический документ (линии, штрихи, светотени, точки, цвета) и др.
Документы в зависимости от порядка их создания (воспроизведения) подразделяются на подлинник (первый или единственный), дубликат (повторный экземпляр) и копию (воспроизведение подлинника).
Документы могут классифицироваться по сроку создания – первичные и вторичные; по сфере применения – в области промышленности, образования, медицины, спорта и т. д.; по назначению – нормативные правовые акты (законы, подзаконные акты), организационно-управленческие документы (устав и иные внутренние документы организации), финансовые документы (бухгалтерский баланс, налоговые декларации и т. д.) и др.; по адресату применения – государство, муниципалитеты, организации, граждане и общество в целом; по конфиденциальности – документы с открытым доступом и режимом ограниченного доступа (например, государственная тайна или коммерческая тайна); по способу восприятия – человекочитаемые и машиночитаемые; по используемому языку – человеческий, формальный (компьютерный) и иные.
В зависимости от контекста применения и/или хранения выделяются термины «официальный документ» (оформленный в установленном законом порядке), «архивный документ» (сохраняемый в установленный срок в силу его значимости) и т. д. В юридической литературе выделяются документы: правоустанавливающие (документы-основания, например, договоры) и правоподтверждающие (свидетельствующие факты, например, свидетельство о праве собственности); юридически значимые (в том числе официальные) и утратившие юридическую силу; удостоверяющие личность, право осуществления деятельности и права на вещи и т. д.
По форме внешнего выражения документы фиксируются на различных носителях – в частности, на бумажном и электронном носителях. Законодательством могут устанавливаться особые требования к форме и содержанию различных видов документов (например, требование о составлении завещания исключительно в бумажном виде).
В международной практике различаются документы в бумажном и в электронном виде. К документам в электронном виде относятся электронные сведения (например, в социальных сетях), электронные копии (например, скан-копия бумажного документа) и электронные документы. Как бумажный, так и электронный вид документа в конечном счете привязан к материальному носителю (хранится на листе бумаги, жёстких магнитных дисках, картах памяти и т. д.).
В российском законодательстве электронным документом признаётся документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). В ряде стран электронным документом признаётся целостный и достоверный продукт цифровых технологий; в частности, в законодательстве Республики Беларусь содержится определение: «электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путём применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ» (абзац 18 ст. 1 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»). Электронный документ изначально создан исключительно в электронном виде в отрыве от бумажного носителя.
Функциональное значение документа заключается в способности фиксации в нём сведений, составляющих историческую, культурную, юридическую, информационную и социальную ценности. Традиционное восприятие документа как продукта печати на бумаге трансформировано к широкому пониманию документа, в том числе и как предмета материального мира (вещественные доказательства, скульптуры, музейные экспонаты и т. д.). Источником зафиксированной в документе информации выступает результат деятельности граждан, организаций, государственных и иных органов.
Международно-правовое регулирование
Международные стандарты, разрабатываемые Международной организацией по стандартизации (ИСО) (International Organization for Standardization, ISO), раскрывали понятие документ как записанную информацию или объект, который можно рассматривать как единое целое (ISO 15489-1: 2001). Впоследствии документ рассматривался как «запись» (records): информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции (ISO 15489-1: 2016). Аналогичное толкование термина «документ» приведено и в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (п. 3.14).
Процесс создания документа включает сбор информации, её обработку и оформление в соответствующую форму документа. Допускается создание документа на бумажном носителе (письменная форма) и его последующая трансформация в электронный вид. В процессе деятельности хозяйствующих субъектов либо государственных органов документооборот организует руководитель.
В международной практике особое внимание уделяется правовому режиму ряда документов и доступу к ним. Например, в силу Конвенции Совета Европы о доступе к официальным документам (2009), страны – участницы конвенции обязуются обеспечить на национальном законодательном уровне права граждан и организаций на доступ к официальным документам (ст. 2). Соглашением о распространении документов по межгосударственной стандартизации (2018) закреплены единые принципы распространения документов по межгосударственной стандартизации, принимаемых Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации.
Субъектами внешнеэкономической деятельности заключаются соглашения о признании соответствующих документов в целях использования единых подходов при совершении хозяйственных операций. В частности, руководителями железнодорожных администраций стран СНГ подписано Соглашение о порядке оформления перевозочных документов, взимания провозных платежей за перевозки грузов в межгосударственном и международном сообщениях (Воронеж, 1994). Заключены международные договоры о признании на территории договаривающихся стран документов об образовании и об учёных степенях, например, Соглашение государств-участников Содружества Независимых Государств о взаимном признании документов о высшем / высшем профессиональном образовании (Минск, 2013) или Соглашение о принципах признания и документов об учёных степенях, сопоставимости учёных степеней (Алма-Ата, 1993).
Тенденции цифровизации и информатизации
Тенденции цифровизации во всём мире на современном этапе, развитие информационного общества и создание «электронного правительства» предполагают тотальный переход от бумажного на электронный документооборот с использованием электронных документов (Закон США об электронном правительстве / E-Government Act of 2002; Закон ФРГ о развитии электронного правительства и о внесении поправок в другие правовые акты / Das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften, 2013; Кодекс Италии «Электронное правительство» / Codice amministrazione digitale, 2005 и др.).
В России электронное правительство и обеспечиваемые им технологии безбумажного (электронного) документооборота в органах власти и управления (Федеральный закон от 27 июля 2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; постановление Правительства РФ от 8 сентября 2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» и др.), постепенно заменяется «цифровым правительством», исключающим участие человека в большинстве технологических процессов его работы и основанным на обработке информации и электронных документов, в частности, технологиями искусственного интеллекта, анализа big data и облачных вычислений.
В науке, в частности М. Баклендом, разрабатывается «теория документа» как области знаний о документе, его использовании другими концепциями в целях понимания сложных областей коммуникации, документации, информации и знаний (Buckland. 2018. С. 425–436).