Термины

Документ

Докуме́нт (от лат. documentum – пример, образец, доказательство), носитель зафиксированной , позволяющий идентифицировать её содержание; информационный актив (запись), обеспечивающий особую форму хранения информации. Документом также обозначается объект (в том числе цифровой объект). Документ обладает доказательственной основой для его последующего делового применения.

История развития документа

В Древнем Риме обучение и протекали в устной форме. В Средневековье с появлением печатных станков и развитием стали активно использоваться текстовые бумажные документы как фактов. С 19 в. документы стали неизбежной частью жизнедеятельности обществ; на основе библиотековедения сформулированы основы документооборота. Современное представление о документе в условиях ассоциирует его с документом, созданным компьютерной программой (например, Microsoft Word или PowerPoint).

Современное состояние

Понятие и основания классификации документов

В российском документ определён как материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и/или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (абзац 3 ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 № 77-ФЗ ).

В зависимости от используемых способов фиксации выделяются: письменный документ (знаки письменности), текстовой документ (любой тип письма или любая система звукозаписи), изобразительный документ (воспроизведение внешнего вида объекта), фотодокумент (фото- или цифровая фиксация статичных образов), аудиовизуальный документ (изобразительная и/или звуковая информация), видеодокумент (видеозапись динамичных образов), кинодокумент (фото- или цифровая фиксация динамичных образов), графический документ (линии, штрихи, светотени, точки, цвета) и др.

Документы в зависимости от порядка их создания (воспроизведения) подразделяются на подлинник (первый или единственный), дубликат (повторный экземпляр) и копию (воспроизведение подлинника).

Документы могут классифицироваться по сроку создания – первичные и вторичные; по сфере применения – в области промышленности, образования, медицины, спорта и т. д.; по назначению – (, ), организационно-управленческие документы (устав и иные внутренние документы ), финансовые документы (, и т. д.) и др.; по адресату применения – , , организации, и общество в целом; по конфиденциальности – документы с открытым доступом и режимом ограниченного доступа (например, или ); по способу восприятия – человекочитаемые и машиночитаемые; по используемому языку – человеческий, формальный (компьютерный) и иные.

В зависимости от контекста применения и/или хранения выделяются термины «официальный документ» (оформленный в установленном законом порядке), «архивный документ» (сохраняемый в установленный срок в силу его значимости) и т. д. В юридической литературе выделяются документы: правоустанавливающие (документы-основания, например, ) и правоподтверждающие (свидетельствующие факты, например, свидетельство о ); юридически значимые (в том числе официальные) и утратившие юридическую силу; удостоверяющие личность, право осуществления деятельности и права на и т. д.

По форме внешнего выражения документы фиксируются на различных носителях – в частности, на бумажном и . Законодательством могут устанавливаться особые требования к форме и содержанию различных видов документов (например, требование о составлении исключительно в бумажном виде).

В международной практике различаются документы в бумажном и в виде. К документам в электронном виде относятся электронные сведения (например, в социальных сетях), электронные копии (например, скан-копия бумажного документа) и электронные документы. Как бумажный, так и электронный вид документа в конечном счете привязан к материальному носителю (хранится на листе бумаги, жёстких магнитных дисках, картах памяти и т. д.).

В российском законодательстве электронным документом признаётся документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по или обработки в (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 № 149-ФЗ ). В ряде стран электронным документом признаётся целостный и достоверный продукт в частности, в законодательстве Республики Беларусь содержится определение: «электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путём применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ» (абзац 18 ст. 1 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 № 113-З ). Электронный документ изначально создан исключительно в электронном виде в отрыве от бумажного носителя.

Функциональное значение документа заключается в способности фиксации в нём сведений, составляющих историческую, культурную, юридическую, информационную и социальную ценности. Традиционное восприятие документа как продукта печати на бумаге трансформировано к широкому пониманию документа, в том числе и как предмета материального мира (, , музейные экспонаты и т. д.). Источником зафиксированной в документе информации выступает результат деятельности граждан, организаций, и иных органов.

Международно-правовое регулирование

Международные стандарты, разрабатываемые (International Organization for Standardization, ISO), раскрывали понятие документ как записанную информацию или объект, который можно рассматривать как единое целое (). Впоследствии документ рассматривался как «запись» (records): информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции (). Аналогичное толкование термина «документ» приведено и в (п. 3.14).

Процесс создания документа включает сбор информации, её обработку и оформление в соответствующую форму документа. Допускается создание документа на бумажном носителе (письменная форма) и его последующая трансформация в электронный вид. В процессе деятельности либо государственных органов документооборот организует руководитель.

В международной практике особое внимание уделяется ряда документов и доступу к ним. Например, в силу (2009), страны – участницы конвенции обязуются обеспечить на права граждан и организаций на доступ к официальным документам (ст. 2). (2018) закреплены единые принципы распространения документов по межгосударственной стандартизации, принимаемых Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации.

Субъектами заключаются соглашения о признании соответствующих документов в целях использования единых подходов при совершении хозяйственных операций. В частности, руководителями железнодорожных администраций стран СНГ подписано Соглашение о порядке оформления перевозочных документов, взимания провозных платежей за перевозки грузов в межгосударственном и международном сообщениях (Воронеж, 1994). Заключены о признании на территории договаривающихся стран документов об образовании и об учёных степенях, например, (Минск, 2013) или (Алма-Ата, 1993).

Тенденции цифровизации и информатизации

Тенденции цифровизации во всём мире на современном этапе, развитие информационного общества и создание «» предполагают тотальный переход от бумажного на электронный документооборот с использованием электронных документов (; ; и др.).

В России электронное правительство и обеспечиваемые им технологии безбумажного (электронного) документооборота в органах власти и управления (Федеральный закон от 27 июля 2010 № 210-ФЗ ; постановление Правительства РФ от 8 сентября 2010 № 697 и др.), постепенно заменяется «цифровым правительством», исключающим участие человека в большинстве технологических процессов его работы и основанным на обработке информации и электронных документов, в частности, , анализа и облачных вычислений.

В науке, в частности М. Баклендом, разрабатывается «теория документа» как области знаний о документе, его использовании другими концепциями в целях понимания сложных областей коммуникации, документации, информации и знаний ().

  • Информационное общество
  • Объекты права
  • Позитивное право
  • Гражданско-правовой договор
  • Юридический факт