Владе́лец архи́вных докуме́нтов, государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором [п. 18 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Закон № 125-ФЗ)].

Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов (ч. 2 ст. 24 Закона № 125-ФЗ).

Доступ к архивным документам, находящимся в частной собственности, может быть ограничен в соответствии с распоряжением его владельца (ч. 1 ст. 25 Закона № 125-ФЗ).

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой либо научной организацией. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учёту и использованию документов Архивного фонда РФ (ч. 7 ст. 6 Закона № 125-ФЗ).

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, научную организацию. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами (ч. 4 ст. 18 Закона № 125-ФЗ).

Архивные документы, находящиеся в незаконном владении, подлежат передаче собственникам или законным владельцам в соответствии с международным договором РФ и законодательством РФ (ч. 2 ст. 12 Закона № 125-ФЗ).