Аппарат управления (в менеджменте)

Аппарат управления разграничивает полномочия в сфере принятия решений между различными органами управления более низкого уровня и возлагает на них определённые задачи и ответственность за их реализацию.

Понятие аппарата управления включает в себя понятие руководящего аппарата организации, представляющего только верхний уровень организационной иерархии и выстраивающего систему управления для всех нижестоящих подразделений и процессов, но не тождественно ему.

К основным задачам аппарата управления как системы управления организацией относят диагностику и оценку текущего и прогнозируемого состояния компании, а также выработку и реализацию соответствующего управляющего воздействия на всех уровнях организационной иерархии и в рамках каждого реализуемого бизнес-процесса. В рамках организационной деятельности аппарат управления осуществляет следующие функции:

• формирование условий для самоорганизации индивидов;
• определение ключевой идеи и целей деятельности организации и отдельных еë подразделений;
• создание системы планирования, направленной на реализацию поставленных целей;
• создание системы исполнения планов и проектов;
• поддержание систем обратной связи и контроля результатов деятельности.

Аппарат управления должен работать последовательно и непрерывно, с закреплением должностных лиц за определённым производственным этапом в рамках отдельных ступеней в управленческой иерархии, а также с использованием принципа разделения труда для повышения общей производительности организации. К факторам, влияющим на структуру аппарата управления, относят:

• кадровые (наличие опытного и квалифицированного управленческого персонала и подбор компетентных рядовых сотрудников);
• функциональные (функциональная полнота и слаженность бизнес-процессов, эффективность управленческих решений);
• экономико-организационные (степень централизации, характер внутренних коммуникаций, качество обратной связи);
• технологические (масштабы производства, применяемые технологии, степень механизации и автоматизации процессов; особенности производственного цикла);
• прогностические (предвидение кризисных ситуаций, поиск факторов риска и путей развития объектов управления, результативность планирования, рентабельность деятельности);
• факторы внешней среды (особенности функционирования рынка, политическая обстановка, взаимоотношения с партнёрами, конкурентами и потребителями).

Качество функционирования аппарата управления определяют по изменению показателей эффективности и по следующим результатам деятельности организации в целом (Магданов. 2012. – С. 56–62):

• состояние функциональных характеристик организации, еë выходных параметров (в том числе выручки, активов, прибыли), а также тенденции их изменений;
• состояние структурных характеристик организации (в том числе операционной модели и организационной структуры), а также тенденции их изменений.
• результаты деятельности по развитию организации (в том числе развитию персонала, выполнению стратегических целей и реализации философии управления).

Построение аппарата управления обусловлено значительными объёмами управленческой работы, которая реализуется посредством горизонтального и вертикального принципов разделения труда. Горизонтальный принцип заключается в расстановке руководителей во главе отдельных подразделений и отделов, в то время как вертикальный предполагает создание управленческой иерархии для достижения лучшей координации отдельных бизнес-процессов. Совершенствование трудовых процессов в аппарате управления требует оптимизации управленческой структуры в соответствии с принципами (Пудовкина. 2008.^[1] С. 87–93):

• специализации (углублённое разделение труда в аппарате управления);
• пропорциональности (оптимальное соотношение между различными звеньями структуры управления);
• прямоточности (установление оптимального пути передачи информации);
• непрерывности (минимизация технологических перерывов в процессах управления);
• ритмичности (установление режима труда, планомерность работы различных подразделений);
• комплексного подхода к исследованию трудовой деятельности (привлечение специалистов различного профиля к оценке качества функционирования управленческого аппарата).

Ускорение научно-технической революции и возрастающий масштаб ресурсов, требующих управления, вызвали объективную необходимость разрастания аппарата управления в организациях. Основная причина возникновения такой тенденции заключается в естественном процессе рационализации конструирования, тестирования и ликвидации неисправностей в различных механизмах, в том числе в аппарате управления. Это способствует обособлению отдельных функций внутри аппарата и приводит к созданию большого числа многоуровневых органов управления. Однако чрезмерное неконтролируемое разрастание аппарата управления в организации приводит к снижению еë эффективности, поскольку действие синергетического эффекта препятствует выделению отдельных функциональных частей из системы без потери критически важных характеристик этой системы.