Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации (легальная дефиниция)
Постоя́нное хране́ние докуме́нтов Архи́вного фо́нда Росси́йской Федера́ции, хранение документов Архивного фонда РФ без определения срока (бессрочное) [п. 12 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Закон № 125-ФЗ)].
Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов РФ, расположенных на территории субъекта РФ, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела (части 1, 2 ст. 21 Закона № 125-ФЗ, пункты 37.1, 37.3 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утверждённых приказом Росархива от 2 марта 2020 № 24).
Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств организаций, передающих документы. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ, при угрозе утраты или уничтожения документов, а также по просьбе организации на основании договора с государственным (муниципальным) архивом (ч. 2 ст. 23 Закона № 125-ФЗ, пункты 6.3–6.5 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526).