Документы по личному составу

Докуме́нты по ли́чному соста́ву, архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем [п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Закон № 125-ФЗ)].

В п. 1.1. Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2018) дана классификация документов по личному составу:

• документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
• документы по учёту кадров;
• документы по расчётам заработной платы и других выплат;
• документы по охране труда.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет, а после 1 января 2003 г. – 50 лет, за исключением документов, в отношении которых установлен иной срок хранения (части 1, 2, 4 ст. 22.1. Закона № 125-ФЗ).

По истечении сроков хранения, предусмотренных действующими перечнями сроков хранения, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов (ч. 3 ст. 22.1. Закона № 125-ФЗ).