Архивный документ (легальная дефиниция)

Архи́вный докуме́нт, материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства [п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Закон № 125-ФЗ)].

Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», под информацией понимаются сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Существует три формы собственности архивных документов – государственная, муниципальная и частная (статьи 7, 8, 9 Закона № 125-ФЗ).

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы, прошедшие экспертизу ценности, независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения. К архивным документам относятся:

• юридические акты;
• управленческая документация;
• документы по личному составу;
• документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ;
• градостроительная документация;
• кино-, фото-, видео- и фонодокументы;
• электронные и телеметрические документы;
• рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары;
• копии архивных документов на правах подлинников;
• архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах (п. 3 ст. 3, ст. 5, ч. 1 ст. 6 Закона № 125-ФЗ).

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней утверждены приказами Росархива от 28 декабря 2021 г. № 142, от 20 декабря 2019 г. № 236, от 20 декабря 2019 г. № 237.