Архив (легальная дефиниция)

Архи́в, учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов [п. 9 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Закон № 125-ФЗ)].

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учёта и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ч. 1 ст. 13 Закона № 125-ФЗ).

Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ч. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ).

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24.

Согласно пунктам 3.1, 3.2 правил архив размещается в здании и/или отдельных помещениях здания. Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения, в частности, относятся:

• архивохранилища;
• помещения для приёма и временного хранения, для адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения;
• помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции поражённых архивных документов;
• помещения для обеспыливания, переплёта и реставрации архивных документов;
• помещения для копирования и фотореставрации архивных документов, обработки плёнки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов.