Упоря́дочение архи́вных докуме́нтов, комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (Федеральным архивным агентством) [п. 17 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Закон № 125-ФЗ)].

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях утверждены приказом Росархива от 9 декабря 2020 г. № 155.

Основные единицы учёта архивных документов:

• архивный фонд;

• единица хранения – дело, электронное дело (п. 3.3. Правил).

Единицам хранения присваиваются учётные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учётных документах архива. Архивный шифр состоит из номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения (п. 3.3. Правил).

В архиве организации ведутся основные и вспомогательные учётные документы. Состав и формы вспомогательных учётных документов определяются архивом организации самостоятельно. В состав основных учётных документов архива организации входят:

• книга учёта поступления и выбытия дел, документов;

• список фондов;

• лист фонда;

• опись дел, документов;

• реестр описей (пункты 3.5., 3.6. Правил).

Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34. Правил).