Электронный документ

Электро́нный докуме́нт, документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Закон № 149-ФЗ)].

Появление электронных документов связано с развитием информационно-коммуникационных технологий – их использование началось ещё до появления сети Интернет. Научные исследования теоретических вопросов понятия, сущности, свойств и признаков электронного документа ведутся как в российской научной среде, так и за рубежом. В отечественной юридической науке электронный документ как самостоятельный объект научного познания возник в середине – конце 1990-х гг. сразу в нескольких научных дисциплинах: документоведение, архивоведение, юриспруденция и др. (до этого времени с 1970-х использовался термин «машиночитаемый документ» и аналогичные ему). В правоведении основные разработки относительно электронного документа происходят в рамках информационного права (в разное время исследованию данного вопроса были посвящены труды В. А. Копылова, И. Л. Бачило, С. И. Семилетова, В. Н. Лопатина и др.). В целом исследователи сходятся в том, что электронный документ является одним из видов документов (документированной информации), который отличается типом носителя и техникой фиксации информации.

Правовое регулирование электронного документа предполагает закрепление:

• понятия электронного документа в нормативных правовых актах;
• возможности использования электронных документов наравне с другими видами документов: ч. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) предусматривает, что договор в письменной форме может быть заключён путём составления одного документа (в том числе электронного); аналогичные положения содержатся и в ч. 1 ст. 71 Гражданского процессуального кодекса РФ. В уголовно-процессуальном праве электронные документы могут фигурировать как доказательства по уголовному делу в качестве иных документов либо вещественных доказательств (прямого указания на это в Уголовно-процессуальном кодексе РФ нет, однако косвенно (на иных видах носителей) это закреплено в ст. 84; п. 6 ч. 2 ст. 74; п. 3 ч. 1 ст. 81, чем и руководствуются в правоприменительной практике). Признаёт электронные документы в качестве письменных доказательств и Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 1 ст. 75: письменными доказательствами являются иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа);

• порядка создания и применения электронных документов (так, в ст. 11.1 Закона № 149-ФЗ устанавливаются правила обмена информацией в форме электронных документов при осуществлении полномочий органов государственной власти и органов местного самоуправления; присутствует установление порядка создания электронных документов и по отраслям права: например Постановление Правительства РФ от 13 мая 2022 № 867 «О единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России"»);
• порядка заверения электронных документов и защиты их содержимого от искажений в процессе электронного обмена (законодательство об электронной подписи, в первую очередь Федеральный закон от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Нормативная дефиниция термина «электронный документ» появилась в российском законодательстве только в 2010 г., после принятия Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"», в связи с подготовкой к запуску портала государственных услуг.

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2016 г. № 251 «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа» определяет электронный документ как «документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации» (абзац 2 п. 1.4.). Такое положение возникло в связи с тем, что данное в Законе № 149-ФЗ определение электронного документа максимально широкое, объединяет в себе и документ в электронном виде (электронный образ документа), и изначально электронный документ. С точки зрения судебного процесса понятия «электронный документ» и «электронный образ документа» имеют разную природу и статус, поэтому принято деление на собственно электронный документ и его электронный образ (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе), определение которого дано в том же приказе: «электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) - переведённая в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная в соответствии с Порядком подачи документов простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью» (абзац 3 п. 1.4.).

Ещё одно определение электронного документа содержится в «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждён Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 № 1185-ст): «Документ, информация которого представлена в электронной форме». Там же задаются и свойства электронного документа:

«…17. достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени…»

Так же, как и традиционному документу, электронному документу придают юридическую силу подтверждённые полномочия его создателя (подтверждаются должностными инструкциями, приказами и другими правоустанавливающими документами); его подлинность (обеспечивается при помощи электронной подписи, функции которой состоят в защите документа от подделки, а также в подтверждении подписи электронного документа уполномоченным лицом, обозначении воли подписывающего лица, соблюдении письменной формы документа) и обязательные реквизиты (закреплены рядом нормативно-правовых актов, среди которых основным является ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Для проведения работ по унификации документов всех видов необходима их классификация. Практически все исследователи-правоведы (например, С. И. Семилетов, Г. М. Шаповалова) приходят к выводу о том, что при классификации документированной информации необходимо учитывать как содержательные признаки, так и признаки, выявляющие способ создания и применения документов.

В силу того, что с точки зрения содержания электронный документ не отличается от бумажного, их содержательная классификация совпадает. По содержанию документы делятся на организационно-распорядительные, финансово-отчётные, по личному составу и т. д.

К технологическим признакам классификации документов традиционно относятся способ фиксации (документирования), обусловленный видом материального носителя; место составления; сроки исполнения; степень гласности (информация открытого или ограниченного доступа); юридическая сила; характер правоотношений, в которых документы могут использоваться; целевое назначение.

Так, ГОСТ Р 7.0.8-2013 делит документы по способу фиксации [например, письменный документ (информация которого зафиксирована знаками письменности), текстовый документ (содержит речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи, фотодокумент) и др.]. Также в нём присутствует разделение по целевому назначению документа [например, подлинный документ (сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения), дубликат документа (повторный экземпляр подлинника документа), электронная копия документа (копия документа, созданная в электронной форме) и др.]

Что касается собственно классификации электронного документа, многие исследователи (В. И. Тихонов, Г. М. Шаповалова, С. И. Гонгало и др.) предполагают, что её надо осуществлять преимущественно через формальные признаки: способ документирования, особенности носителя, возможность отделения носителя от компьютера, наличие электронной подписи и другие технические аспекты. Подобный подход к классификации использовался и для машиночитаемых документов, однако непосредственное применение этих наработок к электронным документам оказалось невозможным.

Международные нормативные акты, регулирующие электронный документооборот и работу с электронными документами, чаще всего не делят документы на электронные и традиционные. К ним применяются общие требования: фиксированность, доступность, целостность, легитимность. Существуют международные стандарты в области работы с электронными документами, способствующие юридическому закреплению порядка их создания, обработки, хранения, распространения и уничтожения [например, стандарты Международной организации по стандартизации: ISO 19005-2:2011 - Document management – Electronic document file format for longterm preservation – Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2) и др.].