Должностная инструкция
Должностна́я инстру́кция, документ, используемый в управлении персоналом современной организации.
В Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) должностная инструкция понимается как «иные локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника, коллективным договором» (см. ч. 1, ст. 8 и абзац 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД ОК 011-93), должностная инструкция наряду с правилами внутреннего трудового распорядка и штатным расписанием отнесена к группе документов организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия.
Должностная инструкция является:
дополнением к штатному расписанию организации, устанавливающим трудовые функции сотрудников и их взаимосвязи в процессе труда, подчинённость в системе организационной иерархии, возможности замещения смежных должностей и т. д.;
руководством для сотрудников, содержащим информацию об ожидаемых организацией результатах деятельности сотрудников и критериях оценки их труда;
инструментом формирования персонала в организациях (наряду с другими инструментами, такими как квалификационные карты и карты компетенций);
средством для оценки результатов деятельности сотрудников и определения их соответствия занимаемым должностям.
Для разработки должностной инструкции HR-служба организации совместно с руководством анализирует рабочие процессы, в которых участвует сотрудник, его функции на должности, его полномочия, права и дисциплинарную ответственность, а также основные требования к сотруднику на должности (знания, навыки, опыт и др.).
В современных организациях существует отдельный алгоритм составления должностной инструкции. На первом этапе работы определяется место каждой должности в организационной структуре и связи конкретной должности с другими. На втором – цели и задачи работ, выполняемых в рамках позиции, для которой составляется инструкция. На третьем – наиболее существенные характеристики работы сотрудника в рамках позиции.
При составлении должностных инструкций используются типовые требования к должностям, указанные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.
Должностная инструкция разрабатывается в соответствии с общими требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утверждён Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 № 2004-ст). Она должна содержать следующие сведения:
наименование должности;
основные направления работы, цели и задачи, реализуемые сотрудником в рамках должности;
основные функции сотрудника;
права сотрудника, данные ему для исполнения должности, и его ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение должностных обязанностей;
информация о субординации и координации сотрудника на должности;
показатели, по которым организация оценивает деятельность сотрудника на занимаемой позиции.
Должностная инструкция утверждается руководителем организации по согласованию с юридической службой и доводится до сотрудника под подпись. Должностные инструкции сотрудников всех подразделений организации должны быть согласованы между собой и охватывать все процессы и трудовые функции персонала организации. При этом абзацем 3 ч. 4 ст. 57 ТК РФ предусмотрено, что в трудовом договоре могут оговариваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Контроль обеспечения организации должностными инструкциями сотрудников лежит на руководителе HR-службы.
Разработка должностных инструкций для всех должностей в организации способствует балансировке функций сотрудников в организационной структуре, рационализации порядка выполнения процедур и операций, устранению дублирования по отдельным функциям, а также повышению эффективности управления персоналом организации.